Moving to the Next Financial Year
Easily and quickly close the books of accounts of a financial year, and move your company data to the next financial year. You can achieve this in multiple ways in Tally.ERP 9. Handling your tax liability or input credit when company data is split at the beginning of new financial year is also simplified in Tally.ERP 9.
Change Current Period
Other Methods of Moving to New Financial Year
● Split Company Data
● Create New Company and Import Opening Balances
● Create New Books of Accounts
Change Current Period
To move your data to the new financial year, change the current period to:
● Continue the voucher entry in the same company data.
● Carry forward all ledger balances without creating a new company.
● Compare the reports from different financial years.
To change the current period
● Go to Gateway of Tally > click F2 : Period and enter the dates.
The Current Period appears as shown below:
When the Current Period is changed, the balances from the previous financial year are carried forward. Retain the Financial year begins from and Books beginning from dates in the Company Alteration screen.
Note: In some countries the financial period starts from 1st Jan and ends on 31st Dec . You can enter 1-Jan with respective years in the From field and 31-Dec in the To field while changing the current period in such countries.
To record the GST transactions from 1st April 2020, you can restart the voucher numbering with unique voucher numbers for all your voucher types.
You can refer the GST FAQ to know more about the following:
Ascertain GST liability and GST input credit from GSTR-1 and GSTR-3B .
Find out GST Liability and GST Input Credit in your e-ledgers on the GST portal and compare it with your books.
Also, you can record the journal voucher for adjustments against input tax credit .
Other Methods of Moving to New Financial Year
You can also do one of the following to move your data to the new financial year:
● Split company data , this will help you to:
o Reduce data size.
o Secure old data and start work in a different folder.
o Maintain separate folders for each financial year.
● Import the opening balances from the old company to a new company.
● Create new books of accounts to start the transactions afresh.
When you move your data from lower releases to the current release in the new financial year:
The VAT rates are migrated and updated in the stock item masters (Release 4.x or 5.x to current release). You need to configure GST rates and map the unit of measure to UQC in the current year.
The GST rates and mapping of unit of measure to UQC are carried forward to the new year (Release 6.0 to current release).
If you split the data, you can update the tax references .
Split Company Data
When you split the data, the original data is retained, and two new companies with unique names and dates are created. You can rename the split company as required, and save the original data in another location.
Before splitting the data:
● Ensure the analysis or audits of the books of the previous financial year are complete.
● Adjust all the unadjusted forex gains/loss displayed on the balance sheet for multi-currency transactions.
● Check the profit and loss account or inventory statements for pending purchase and sales bills, and adjust them to the respective accounts.
To split and move the data to the new financial year:
● Verify the data
● Split the data
● Take a backup of your data
● Update tax references for transactions
To verify the company data
1. Go to Gateway of Tally > F3 : Cmp Info. > Split Company Data > Verify Company Data .
2. Select the required company.
3. Press Enter to view the Possible Errors screen.
4. Rectify the errors before you proceed to split the data.
To split the company data
1. Go to Gateway of Tally > F3 : Cmp Info > Split Company Data > Select Company .
2. Select the required company for which the data has to be split.
3. Enter or retain the Split from date.
4. Press Enter to split the data. Data will split into two periods.
The synchronization rules are carried forward in the split data, in both the server and client. The new company name is automatically updated in the Client Rule . If you have renamed the split company, update the same in the Client Rule on the server.
To update tax references
If you are splitting data having transactions of two or more years, with taxation transactions of pre-GST regime, the tax references are not carried forward in the split data. You need to record the transactions for the following:
● TDS: Fourth quarter TDS payment transaction
Create New Company and Import the Opening Balances
If you have created a new company, export the closing balances of the ledgers and stock items of the old company, and import them as opening balances into the new company. You can also import the audited closing balance of the previous year, as the opening balance into the current year.
To export closing balances from old company
1. Go to Gateway of Tally > Display > List of Accounts > E : Export .
2. Select the Format as XML (Data Interchange) and provide details as shown below:
3. Press Enter to export the data.
To import closing balances as opening balances in new company
1. Go to Gateway of Tally > Import Data > Masters .
2. Enter the path and name of the file containing master data in the Name of file to be imported (XML) field.
3. Select the required option for Treatment of entries already existing .
4. Press Enter to import.
Create New Books of Accounts
You can create a new company and start recording the transactions without any opening balances for the ledgers.
To create new books of accounts
1. Go to Gateway of Tally > F3 : Cmp Info > Create Company .
2. Enter 1-4-2020 as the Financial year begins from date. The same date appears in the Books beginning from the field.
3. Create the masters and record transactions.
अगले वित्तीय वर्ष की ओर बढ़ना
एक वित्तीय वर्ष के खातों की पुस्तकों को आसानी से और जल्दी से बंद करें, और अपनी कंपनी के डेटा को अगले वित्तीय वर्ष में स्थानांतरित करें। टैली.ईआरपी 9 में आप इसे कई तरीकों से हासिल कर सकते हैं। नए वित्तीय वर्ष की शुरुआत में कंपनी डेटा विभाजित होने पर अपनी कर देयता या इनपुट क्रेडिट को संभालना भी टैली.ईआरपी 9 में सरल है।
वर्तमान अवधि बदलें
नए वित्तीय वर्ष में जाने के अन्य तरीके
● स्प्लिट कंपनी डेटा
● नई कंपनी बनाएं और ओपनिंग बैलेंस आयात करें
● खातों की नई पुस्तकें बनाएं
वर्तमान अवधि बदलें
अपने डेटा को नए वित्तीय वर्ष में स्थानांतरित करने के लिए, वर्तमान अवधि को इसमें बदलें:
उसी कंपनी डेटा में वाउचर प्रविष्टि जारी रखें।
नई कंपनी बनाए बिना सभी लेज़र बैलेंस को आगे ले जाएं।
विभिन्न वित्तीय वर्षों की रिपोर्टों की तुलना करें।
वर्तमान अवधि को बदलने के लिए
गेटवे ऑफ़ टैली पर जाएँ > F2 पर क्लिक करें: अवधि और तिथियाँ दर्ज करें।
वर्तमान अवधि नीचे दिखाए अनुसार दिखाई देती है:
जब वर्तमान अवधि में परिवर्तन किया जाता है, तो पिछले वित्तीय वर्ष की शेष राशि को आगे ले जाया जाता है। कंपनी परिवर्तन स्क्रीन में रिटेन द फाइनेंशियल ईयर शुरू होता है और बुक्स तारीखों से शुरू होती हैं।
नोट: कुछ देशों में वित्तीय अवधि 1 जनवरी से शुरू होती है और 31 दिसंबर को समाप्त होती है। आप ऐसे देशों में वर्तमान अवधि को बदलते समय से फ़ील्ड में संबंधित वर्षों के साथ 1-जनवरी और प्रति फ़ील्ड में 31-दिसंबर दर्ज कर सकते हैं।
1 अप्रैल 2020 से जीएसटी लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए, आप अपने सभी प्रकार के वाउचर के लिए अद्वितीय वाउचर नंबरों के साथ वाउचर नंबरिंग को फिर से शुरू कर सकते हैं।
निम्नलिखित के बारे में अधिक जानने के लिए आप GST FAQ का संदर्भ ले सकते हैं:
GSTR-1 और GSTR-3B से GST देयता और GST इनपुट क्रेडिट का पता लगाएं।
जीएसटी पोर्टल पर अपने ई-लेजर में जीएसटी देयता और जीएसटी इनपुट क्रेडिट का पता लगाएं और इसकी तुलना अपनी पुस्तकों से करें।
इसके अलावा, आप इनपुट टैक्स क्रेडिट के खिलाफ समायोजन के लिए जर्नल वाउचर रिकॉर्ड कर सकते हैं।
नए वित्तीय वर्ष में जाने के अन्य तरीके
अपने डेटा को नए वित्तीय वर्ष में स्थानांतरित करने के लिए आप निम्न में से कोई एक कार्य भी कर सकते हैं:
● कंपनी डेटा विभाजित करें, इससे आपको निम्न में मदद मिलेगी:
o डेटा का आकार कम करें।
o पुराने डेटा को सुरक्षित करें और एक अलग फ़ोल्डर में काम शुरू करें।
o प्रत्येक वित्तीय वर्ष के लिए अलग-अलग फोल्डर बनाए रखें।
पुरानी कंपनी से एक नई कंपनी के लिए प्रारंभिक शेष राशि का आयात करें।
नए सिरे से लेनदेन शुरू करने के लिए खातों की नई किताबें बनाएं।
जब आप अपने डेटा को नए वित्तीय वर्ष में कम रिलीज़ से वर्तमान रिलीज़ में स्थानांतरित करते हैं:
वैट दरें स्टॉक आइटम मास्टर्स (रिलीज़ 4.x या 5.x से वर्तमान रिलीज़) में माइग्रेट और अपडेट की जाती हैं। आपको जीएसटी दरों को कॉन्फ़िगर करने और चालू वर्ष में माप की इकाई को यूक्यूसी में मैप करने की आवश्यकता है।
यूक्यूसी को माप की इकाई की जीएसटी दरों और मानचित्रण को नए साल (रिलीज 6.0 से वर्तमान रिलीज) तक आगे बढ़ाया जाता है।
यदि आप डेटा विभाजित करते हैं, तो आप कर संदर्भों को अपडेट कर सकते हैं।
स्प्लिट कंपनी डेटा
जब आप डेटा को विभाजित करते हैं, तो मूल डेटा को बरकरार रखा जाता है, और अद्वितीय नामों और तिथियों वाली दो नई कंपनियां बनाई जाती हैं। आप आवश्यकतानुसार स्प्लिट कंपनी का नाम बदल सकते हैं, और मूल डेटा को किसी अन्य स्थान पर सहेज सकते हैं।
डेटा विभाजित करने से पहले:
सुनिश्चित करें कि पिछले वित्तीय वर्ष की पुस्तकों का विश्लेषण या ऑडिट पूरा हो गया है।
बहु-मुद्रा लेनदेन के लिए बैलेंस शीट पर प्रदर्शित सभी असमायोजित विदेशी मुद्रा लाभ/हानि को समायोजित करें।
लंबित खरीद और बिक्री बिलों के लिए लाभ और हानि खाते या इन्वेंट्री स्टेटमेंट की जांच करें और उन्हें संबंधित खातों में समायोजित करें।
नए वित्तीय वर्ष में डेटा को विभाजित करने और स्थानांतरित करने के लिए:
डेटा सत्यापित करें
डेटा विभाजित करें
● अपने डेटा का बैकअप लें
लेन-देन के लिए कर संदर्भ अपडेट करें
कंपनी डेटा सत्यापित करने के लिए
1. गेटवे ऑफ टैली > F3 : Cmp Info पर जाएं। > कंपनी डेटा विभाजित करें > कंपनी डेटा सत्यापित करें।
2. आवश्यक कंपनी का चयन करें।
3. संभावित त्रुटियाँ स्क्रीन देखने के लिए Enter दबाएँ।
4. डेटा को विभाजित करने के लिए आगे बढ़ने से पहले त्रुटियों को सुधारें।
कंपनी डेटा को विभाजित करने के लिए
1. गेटवे ऑफ टैली > F3 : Cmp Info > स्प्लिट कंपनी डेटा > कंपनी चुनें पर जाएं।
2. आवश्यक कंपनी का चयन करें जिसके लिए डेटा विभाजित किया जाना है।
3. स्प्लिट को तिथि से दर्ज करें या बनाए रखें।
4. डेटा को विभाजित करने के लिए एंटर दबाएं। डेटा दो अवधियों में विभाजित होगा।
सिंक्रोनाइज़ेशन नियमों को सर्वर और क्लाइंट दोनों में विभाजित डेटा में आगे ले जाया जाता है। नई कंपनी का नाम क्लाइंट नियम में स्वतः अद्यतन हो जाता है। यदि आपने स्प्लिट कंपनी का नाम बदल दिया है, तो उसे सर्वर पर क्लाइंट नियम में अपडेट करें।
कर संदर्भ अद्यतन करने के लिए
यदि आप पूर्व-जीएसटी व्यवस्था के कराधान लेनदेन के साथ दो या अधिक वर्षों के लेनदेन वाले डेटा को विभाजित कर रहे हैं, तो विभाजित डेटा में कर संदर्भों को आगे नहीं बढ़ाया जाता है। आपको निम्नलिखित के लिए लेनदेन रिकॉर्ड करने की आवश्यकता है:
● टीडीएस: चौथी तिमाही में टीडीएस भुगतान लेनदेन
नई कंपनी बनाएं और शुरुआती शेष राशि का आयात करें
यदि आपने एक नई कंपनी बनाई है, तो पुरानी कंपनी के बही-खाते और स्टॉक आइटम के समापन शेष को निर्यात करें, और उन्हें नई कंपनी में शुरुआती शेष राशि के रूप में आयात करें। आप पिछले वर्ष के ऑडिटेड क्लोजिंग बैलेंस को ओप के रूप में भी आयात कर सकते हैं
